Desde o avanço da pandemia da Covid-19, o trabalho à distância se tornou uma prática para grande parte dos brasileiros. Ao observar esse contexto que servidores públicos do Brasil todo estão vivendo, o CLP elaborou o Solução Pública. Uma série de encontros online para ouvir e discutir o atual cenário no qual estes estão inseridos.

Embora já fosse uma realidade em alguns setores, como empresas privadas, o trabalho à distância representou um espaço novo e de experimentação para o setor público, que não possuía uma estrutura preparada e planejada para ofertar essa transição – em termos tecnológicos e até mesmo legais.

Dessa forma, durante 3 semanas seguidas, foram abordados os desafios do Trabalho à Distância a partir de três perspectivas:

• O acesso à tecnologia;
• A gestão de tarefas;
• A comunicação efetiva.

Um panorama do trabalho à distância

De acordo com um levantamento do Ministério da Economia, 86,7 mil servidores públicos estão no modelo do trabalho à distância, o que representa cerca de 52% da força de trabalho da administração pública. A pandemia tornou possível uma discussão que até então levava anos.

Porém, o acesso a equipamentos para o trabalho, à uma boa rede de internet, a um espaço adequado e tranquilo, o entendimento das tarefas a serem realizadas, novos softwares para serem utilizados, representam exemplos de desafios com os quais os servidores públicos estão lidando no atual momento. Também há questões emocionais, a conciliação de trabalho e tarefas domésticas em um mesmo ambiente etc.

O acesso à tecnologia

A brusca mudança para o formato de trabalho à distância mostrou que a inclusão digital e o acesso à tecnologia no Brasil são precários, tendo uma população que, em grande parte, utiliza a internet pelo celular ao invés de um computador, o que pode significar um prejuízo ao andamento de atividades exigidas pelo trabalho.

A utilização de computador e internet

De acordo com a pesquisa TIC Domicílios de 2019, apenas 20% da população urbana tem acesso à equipamentos de mesa, como o computador; na zona rural, este número é de apenas 7%. Quanto aos celulares, a porcentagem é de 96% na população urbana e 93% na população rural, ou seja, o telefone móvel é um dos maiores possibilitadores da inclusão digital.

O acesso a internet é de 67% no Brasil, em áreas urbanas chega a 70% e em áreas rurais apenas 44%. Ainda há muitas pessoas sem acesso à ferramentas básicas, como um computador e uma internet em casa. Quando analisa-se ambos, equipamento e internet, o dado cai ainda mais, apenas 16% da população rural tem esse acesso.

“Temos um problema estrutural que diz respeito à regulamentação da internet. É importante ter uma ação coordenada entre os agentes federativos para esta questão. Os grandes desafios na prática estão relacionados ao acesso às ferramentas e a habilidade para utilizá-las”, diz Glória Almeida, líder MLG e diretora do departamento de Inovação e Tecnologia na Prefeitura de São Paulo que palestrou em nosso evento.

A ausência de estrutura adequada para o trabalho à distância

Os servidores públicos se deparam com a falta de acessibilidade e estabilidade; falta de computadores e infraestrutura básica para o home office; acesso, muitas vezes, somente pela conexão 3g; e poucas habilidades nas ferramentas tecnológicas.

“Infelizmente, nós vemos em uma situação em que o mesmo Estado que não forneceu capacitação para seus servidores e, na verdade, os manteve usando ferramentas e formas de trabalho mais antiquadas, agora exige habilidades de uso de ferramentas digitais de trabalho”, afirma João Arthur, líder MLG e Diretor Técnico de Ciência, Tecnologia e Inovação no governo estadual de São Paulo que participou como palestrante em nossos eventos.

O treinamento em habilidades digitais básicas e numa cultura de trabalho mais ágil e com uso de ferramentas virtuais deveria ser passado para os servidores por meio de capacitações mais graduais.

Gestão de tarefas no trabalho remoto

A gestão de tarefas também é um dos principais desafios encontrados pelos servidores, principalmente em entender e acompanhar todas as tarefas que devem ser realizadas. Para eles, é difícil absorver o conhecimento, manter o engajamento da equipe e conseguir se concentrar.

“A gestão de tarefas se tornou um desafio ainda maior virtualmente”, diz Gilsa Eva De Souza Costa, líder MLG e Subsecretária de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas de Goiás. “A gestão de equipes no trabalho à distância obriga uma rotina de interação, trocas, comunicação constante e consistente. É necessário que, tanto o líder como o servidor estejam preparados para entender o outro”.

A importância da liderança

A gestão de tarefas em tempos de crise exige uma papel das lideranças nesse processo. Ao observarmos a liderança com impacto direto na gestão de tarefas, é importante ter em mente que a celeridade nas tomadas de decisões é essencial para minimizar os impactos, desde que exista confiança e preparo para tais atitudes; o exemplo começa pelo cumprimento das regras, orientações e deveres; é essencial orientações claras e de forma para que todos colaborem.

Neste momento crítico, ações baseadas no conceito de Liderança Adaptativa são mais eficazes e podem auxiliar na tomada de decisão. São elas:

• Comunicação clara do desafio a ser vencido ou resultado a ser alcançado;
• Mobilização da equipe com flexibilidade e empatia;
• Ajuste dos níveis de pressão e administração dos conflitos;
• Consolidação de rotinas e processos mais eficientes.

Atualmente, alguns aplicativos já existem para tornar a gestão de tarefas mais eficaz e eficiente, como o Trello, Asana, Quire, Kanban, Google Drive. Para a realização de reuniões, há o Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Cisco WebEx etc.

“Na falta de sinal de 3g ou Wi-fi, podemos utilizar a lógica da metodologia do aplicativo no papel. Conhecer um pouco da ferramenta e transcrever isso para um modelo que não requer internet. Ou podemos fazer adaptações, gravar um vídeo da tela do computador para quando chegar no lugar”, diz Gilsa.

Comunicação Efetiva

O último encontro online foi baseado na questão da comunicação e interação à distância. Isso porque, trabalhando com uma transmissão ao vivo, é importante pensar como melhorar a efetividade das reuniões.
Segundo o psicólogo americano Albert Mehrabian, a comunicação não-verbal representa 93% da efetividade do discurso, sendo 7% verbal, 38% do tom de voz e 55% visual ou facial. Ou seja, a comunicação não se baseia exclusivamente na fala.

Assim, é importante ser assertivo ao passar uma informação, criar um espaço para debater para os temas expostos, trabalhar com ferramentas e ter mais qualidade nas interações

Entre os principais desafios encontrados pelos servidores públicos, está a falta de estímulo das pessoas para participar das reuniões e encontros pouco efetivos. Para isso, é importante que o responsável pela reunião seja objetivo e claro, organizando o pensamento e se preocupar com a sua preparação, a fim de que sua fala se torne mais prazerosa.

Os pontos de atenção para uma comunicação efetiva

• Tom: em uma reunião de trabalho, o tom adequado é aquele de “bate-papo”, mas informal. É importante não gerar um problema entre o público e privado O tom de bate-papo, não é tão formal. Isso acaba gerando um problema raíz, com a confusão entre o público e o privado. Seguir a mesma ideia de que estamos entrando na casa de uma pessoa;
• Comportamento: ao adentrar em uma reunião que já iniciou, ocupar o papel de ouvinte é sempre muito bem vindo para não interromper a conversa que está sendo realizada;
• Papel de quem puxou a reunião: sinalizar o botão de cortar o áudio e o vídeo, e onde fica o chat para as pessoas conseguirem conversar;
• Câmera: preferencialmente ligar, mas entender que é necessário desligar caso haja qualquer interrupção.

Tal temática é tão relevante que o CLP disponibilizou um conjunto de vídeos para contribuir com tais pontos.

A criação dos encontros online do Solução Pública está atrelada a fomentar espaços abertos às pessoas que trabalham no governo, para que possam relatar suas realidades, realizar trocas com quem vivencia os mesmos desafios em diferentes perspectivas e, por fim, pensar em possíveis intervenções.

Solução Pública

A criação dos encontros online do Solução Pública está atrelada a fomentar espaços abertos às pessoas que trabalham no governo, para que possam relatar suas realidades, realizar trocas com quem vivencia os mesmos desafios em diferentes perspectivas e, por fim, pensar em possíveis intervenções.

Ao todo, participaram 36 servidores públicos de 24 cidades em 15 estados.