Os órgãos públicos precisam possuir estruturas dinâmicas e uma boa modelagem organizacional que reflitam as suas realidades, pois elas serão instrumentos para a consecução do que esses órgãos buscam: o atendimento ao interesse público, com a prestação de serviços eficazes, efetivos e eficientes.

Quando pensamos em órgãos públicos municipais, essa necessidade fica ainda mais evidente, uma vez que são eles os responsáveis pelo oferecimento dos serviços públicos mais presentes na vida dos cidadãos, como a prestação de serviços de saúde, de educação, de habitação, entre outros.

Então, um bom processo de modelagem organizacional será de extrema importância para a estruturação desses órgãos.

Qual a importância da modelagem organizacional nos órgãos públicos?

O processo de modelagem organizacional nos órgãos públicos é importante para a prestação de serviços públicos adequados, uma vez que permite a visualização dos serviços que precisam ser prestados, daqueles que não fazem mais sentido de serem prestados e evita as sobreposições de atribuições entre órgãos ou mesmo de unidades dentro do mesmo órgão.

Seis passos para realizar um bom processo

• Entender o papel do órgão diante da estrutura como um todo

O primeiro passo para um bom processo de reestruturação é o pleno entendimento do papel daquele órgão diante da totalidade da estrutura na qual ele está inserido. Dentro da estrutura de uma Prefeitura, qual a razão de ser de uma Secretaria da Saúde? Quais papéis ela irá desempenhar? Como ela deverá estar dividida para desempenhar suas atribuições? Todas essas são perguntas que deverão ser respondidas no início do processo. A política de governo adotada naquele momento é um importante norte nesse processo de reestruturação.

• Eliminar alguns níveis hierárquicos, para uma maior flexibilidade da estrutura

Quanto menos níveis hierárquicos um órgão possuir, mais flexível e fluida será a sua estrutura. Ligado diretamente à secretaria municipal, podemos ter coordenadorias e, abaixo delas, divisões, o que já distribui de forma bem eficiente os trabalhos. Se acaso forem criadas mais estruturas abaixo das divisões, o risco de obsolescência será grande.

• Definir a equipe responsável pela reestruturação

A cúpula do órgão deverá definir quais servidores conduzirão o processo de reestruturação, sendo aconselhável que faça parte pessoas que tenham livre acesso a essa cúpula, para a devida validação do processo de reestruturação, além de possuírem um bom relacionamento interpessoal e habilidade de liderança, para que a modelação da estrutura ocorra de maneira harmônica e transparente perante os demais servidores do órgão.

• Envolvimento dos demais membros do órgão

O processo de reestruturação não deve, sob qualquer hipótese, ser uma atividade restrita aos membros da cúpula do órgão. O processo deve ser o mais transparente e participativo possível. 

Para atingir esse fim, a equipe responsável pela reestruturação pode se valer de oficinas, entrevistas, aplicação de questionários etc., nos quais os demais servidores do órgão possam ser ouvidos e contribuam para o processo, trazendo suas diferentes visões.

• Realização de reuniões e apoio de departamento especializado

Em algumas prefeituras, como é o caso de São Paulo, há uma coordenadoria ou departamento que tem como atribuição o apoio e análise dos processos de reestruturação dos órgãos.

Neste caso, caberá a essa equipe o apoio aos servidores que conduzem a reestruturação em seus órgãos, por meio de reuniões, troca de e-mails e telefonemas, para garantir que o processo esteja sendo conduzido adequadamente.

O papel dessa equipe de apoio também pode incluir a elaboração de parecer técnico ao processo de reestruturação, a fim de verificar a aderência da proposta às diretrizes organizacionais. Em virtude da tecnicidade desse trabalho, é recomendável que esteja presente um servidor efetivo, uma vez que os cargos em comissão não podem ter natureza técnica, sendo restritos às funções de direção, chefia e assessoramento.

• Monitoramento da implantação da nova estrutura

Após a implantação da nova estrutura, é necessário o constante monitoramento para constatar se ela está aderente à realidade. A modelagem organizacional não deve ser vista como um processo estanque e, sim, flexível e facilmente adaptado à realidade atual do órgão, sendo aberta a mudanças quando as estruturas já não estiverem mais refletindo as dinâmicas que aquele órgão necessita para bem cumprir suas atribuições.